製品概要

 メンバー全員にパソコンを支給しているのに、ワープロや表計算にしか使っていないということはありませんか？
 大切な情報が分散し、整理されていないため苦労していませんか？
 組織のコミュニケーションに電子メールを使っているけれど、大事な情報が、うまく伝達できないことがありませんか？
 そんな問題を解決するのが、このAlpsPortalです。AlpsPortalは組織の情報を記録し、整理し、新しい価値を生み出します。

製品の特徴

 このAlpsPortalは、さまざまな機能で構成されるグループウェアシステムです。専用サーバーもしくは、弊社の用意するレンタルサーバーに接続し、Webブラウザ（インターネットエクスプローラ）を使って利用します。メンバーのパソコンには特別なソフトをインストールする必要はありません。
 一般的なグループウェアとしての機能のほか、個別の要望にも可能な限り対応させて頂いております。そのため、特定のお客様向けに実装した機能が他のお客様のお邪魔にならないように、必要な機能だけをピックアップして画面に表示する仕組みになっています。

導入と運用イメージ

 AlpsPortalの導入方法は、サーバーも含めてすべて導入いただくタイプと、弊社が用意するサーバーを使うタイプの2通りあります。

• サーバーも含めてすべて導入いただくタイプ

  

  このタイプは
  • サーバーレンタル費用が不要です。
  • サーバー容量（ディスク・データベース）は、大容量です。
  • LANなので、比較的通信速度が高速です。
  
  
• 弊社が用意するサーバーを使うタイプ

  

  このタイプは
  • サーバーの初期導入費が不要です。
  • 会社、自宅、出張先などインターネットに接続するどのパソコンからも利用できます。
  • データバックアップ、サーバーメンテナンスが不要です。

ヘッドライン

 システムのホームページではヘッドラインを表示します。ここでは、近い将来のスケジュールや、ToDo/仕事、会議の予定を表示したり、他のメンバーからの仕事の依頼や、会議の出席依頼をお知らせします。

スケジュール

 自分のスケジュールを管理します。入力したスケジュールはヘッドラインで通知されます。またスケジュールを公開し、他のメンバーにも見えるようにしたり、指定した時間に、電子メールや携帯電話にアラームを送信することもできます。
 毎週水曜日とか、毎月第３月曜日といった定期的なスケジュールを指定したり、他のメンバーとの共有スケジュールも指定することができます。

リンク集

 仕事でよく閲覧するWebサイトを登録して、自分だけのリンク集を作ることができます。登録したリンク集は、AlpsPortalサーバーに保存されますので、Webブラウザの「お気に入り」と違って、パソコンを新しくしてもなくなることはありません。
 リンク集は最大5ページに分けて登録でき、ページの名称なども自由に設定できるため、自分の使いやすいように分類して使うことができます。
 Webブラウザの設定で、AlpsPortalをスタートページに設定しておけば、自分だけのインターネットポータルサイトとして機能します。

報告書

 週間報告書を入力、閲覧する機能です。報告書の書式（入力項目）は管理者が自由に定義できます。
 各メンバーが入力した報告書は、全期間分すべてのメンバーが閲覧可能です。

 

ToDo/仕事

 ToDoリスト形式で、保留中の仕事を管理できます。ToDoに登録した仕事は、締め切りが近付くとヘッドラインでお知らせが表示されるようになります。また、締め切り時間を超えた仕事に関してもヘッドラインで警告を表示します。
 ToDoは自分に対してだけではなく、他のメンバーに対しても作業依頼というかたちで入力することができます。この場合は、作業の完了状況を一覧表示し、メンバーが完了/未完了を一目で確認できます。

会議

 会議を召集します。会議の詳細を入力し、参加メンバーを指定すると、電子メールで会議出席依頼を送付します。また、各メンバーのヘッドラインに会議の出席依頼があることをお知らせします。
 各メンバーは、会議に出席するか辞退するかを回答します。すると、会議の詳細表示画面で、メンバーの回答を一覧で表示します。
 会議が終わったら、議事録を登録できますので、後日条件を指定して検索し、会議の内容を確認することができます。

電子会議室

 わざわざ会議室に集まって議論するほどでもない案件は、AlpsPortal上の電子会議室で議論することができます。会議室に入室し、議題を提出すると、それに返信を投稿する形で議論を深めていくことができます。投稿はツリー形式で表示されるため、電子メールとは違い、どの投稿に対する返信かよくわかります。
 会議室は、管理者がいくつでも新しく作成することができます。また会議室ごとにメンバーの閲覧権限や投稿権限を設定できますので、たとえば役員だけが閲覧・投稿できる会議室というようなものも作成できます。

予約

 組織で共有している備品や会議室などの予約システムです。誰が、いつ、どんな目的で予約しているのか一覧で確認し、空いているところに予約を入れることができます。

 

文書管理

 社内文書や社外文書をエクスプローラのようにフォルダを作成し、アップロードすることでメンバー全員で文書を共有することができます。
 文書は改訂があるたびに版を追加してバージョン管理することができ、旧版の文書も後でダウンロードすることもできます。

工程管理

 メンバーとタスクを登録して、プロジェクトの工程管理を行うことができます。
 メンバーには、1日のうちどれくらいプロジェクトの作業に従事できるかという稼働率を設定します。特定期間だけ稼働率を変動させることもできます。
 タスクには必要な日数（工数）や、他のタスクとの依存関係、そしてそのタスクを遂行するメンバーや進捗率を設定します。
 これらの情報と、休日カレンダーを元にガントチャートを自動作成し、タスクの期間や進捗状況を表示します。

顧客管理

 顧客情報の会社情報や、担当者情報を登録し、メンバー全員で共有することができます。これらの情報はダウンロードして住所録や顧客名簿に利用することができます。
 また、それぞれの顧客の対応履歴を登録することができますので、誰がいつどのような対応を行ったか、後で簡単に参照できるようになります。

 

 AlpsPortalでは、メンバーに権限を設定することで、利用できる機能を制限することができます。その中でもシステム管理者権限を持つメンバーは、他のメンバーに権限を与えることができる特別なメンバーです。

ユーザー管理

 AlpsPortalにログインして利用するユーザー、つまり組織のメンバーを管理します。ユーザー情報の新規登録や内容編集のほか、ユーザーにさまざまな管理権限を与えたり、退職者のログインを閉鎖したりすることができます。

カレンダー管理

 システム全体で共通して利用するカレンダー情報を管理します。法定休日として固定の休日やハッピーマンデーなども編集できますので、法令が変更になった場合にも対応することができます。
 そのほか、創立記念日などの特別な休日も登録することもできます。

 

• Q.システムの利用を申し込みたい
  
  A.こちらより、申込書をご請求ください。
  
  
• Q.申し込んでから使えるようになるまで、どれくらいかかりますか？
  
  A.専用サーバーを導入される場合は、サーバーを発注し到着するまでに2週間程度かかります。レンタルサーバーを利用される場合も同様に、手続きが2週間程度かかります。その後すぐにIDを発行いたしますのでご利用いただけるようになります。ただし、口座振替依頼書の金融機関審査が間に合わない場合、利用開始月の料金は次月にまとめて引き落としになります。
  
  
• Q.利用しなくなったときは、解約できますか？
  
  A.システムの利用が不要になった場合は、いつでも解約できます。専用サーバーを導入された場合はサーバー導入費の払い戻しや、サーバーの下取り等は行いませんのでご注意ください。またレンタルサーバーを利用される場合は、レンタル契約が年単位になりますので、契約終了時までのレンタル料をまとめてお支払いいただくことになります。
  
  
• Q.正式な申し込み前に、試しに使ってみたい
  
  A.１ヶ月間の、無料体験利用制度があります。ご希望の場合こちらより、申し込みください。体験利用中の入力データは消去されますのでご注意ください。
  
  
• Q.システムのカスタマイズは可能ですか？
  
  A.軽微な内容であれば、月額利用料金内でカスタマイズいたします。ご利用中の他のお客様に不利益になるようなカスタマイズはお断りさせていただく場合があります。
  
  
• Q.個人情報が漏れる心配はありませんか？
  
  A.システムを利用する場合は、専用のIDとパスワードでログインする必要がありますので、第三者に不正に利用される心配はありません。また、インターネット通信時には、SSL暗号化されますので、盗聴の心配もありません。ご安心ください。